E-handel

Hva har man gjort: 
ERP-plattformen er live, men eHandel er ikke tatt i bruk helt enda. Det pågår finpuss av oppsett fortsatt, både hos kunden og Acentio. 

Hvordan har det gått:  

Det har dukket opp ønsker om funksjonalitet som ikke er diskutert tidligere. Noe av dette kan løses, men noe må legges inn som endringsordre, da dette har kommet inn for sent til Go-live. Se for øvrig sak under. 

Ev. Utfordringer: 

Det er et par ting som ikke er på plass, det er: 

*Varemottak fra attestant fungerer ikke 100%. Feilen er lokalisert, og skal ikke være til hinder for go-live. 

*Dimensjonskontroll mangler (2 pkeys skal aktiveres i Acentio). Dette er på gang og skal også komme på plass før go-live. 

Neste uke: 
Neste uke er go-live for eHandel. Aksesspunkt endres onsdag morgen. 

Kunden skal gjøre en del testing og siste finpuss kommer på plass. 

Neste uke er det også opplæring for bestillere og godkjennere. 

Hva har man gjort:
*Kunde har jobbet med en del oppsett av systemet den siste tiden, bl.a. avtaler og adresser/GLN.

Verifiseringsaktiviteter ble gjort i går. Oppfølging av gårdagen ble gjort i dagens workshop. Følgende saker pågår:

*Kontering.
*Varemottak.
*Vi må se på oppsett for "4-øyne" prinsipp (gjelder Vestfold, ny sak).
*Det er noen uklarheter i godkjenningsflyt (anviser) som må avklares.
*MVA sats for punchout
*Test av MDM og SSO skal gjøres i dag. Sdworx har
bekreftet at testmiljø (brukere og roller) som er overlevert fra Acentio skal legges inn i HR slik at dette kommer med i MDM.

Neste uke:
*Ingen spesielle aktiviteter i neste uke pga Jul,
vi tar opp tråden igjen rett over nyttår.
*Endring av aksesspunkt er den 15. Januar, så i praksis er go-live for eHandel den dagen.
Det er mao en del tid for eHandel etter nyttår for å gjøre siste finish før go-live.

Hva har man gjort: 
-Opplæring på kontrakt (del 2) forrige onsdag, i stedet for workshop. 
-Kunden jobber med oppsett av kontrakter. 
-Test og kvalitetssikring av oppsett. 
-Workshop i dag, diverse saker diskutert og sett på. 

Hvordan har det gått:  

Det går ihht planen 

Ev. Utfordringer:   

Ingen spesielle p.t. 

Neste uke:

-Opplæring beslilling og ordre- fakturamatch, kommende fredag (superbrukere). Siste opplæring før Jul. 
-Test av MDM og SSO, starten av uke 50. 

Hva har man gjort: 
*I går ble det kjørt opplæring på administrasjon. 
*I dag var det opplæring på konrakt del 2, dermed utgikk Workshop denne uken. 

*Det har vært gjort en del tilpasninger i løsningen for å sikre at arbeidsflyt m.m. fungerer. 

Hvordan har det gått: 
Ingenting negativt å melde. 

Ev. Utfordringer:   

Ingen spesielle utfordringer p.t. 

Neste uke? 

*Ny Workshop på onsdag. 
*Det skal gjennomføres opplæring av superbrukere på modulene bestilling og ordre/fakturamatch. 

*Videre arbeid med test og kvalitetssikring av oppsett, bl.a. test av GS1 integrasjon for oppslag av GLN nr. 
*Kunden jobber videre med oppsett av kontrakter, samt å starte med å få på plass adresser i alle organisasjoner. 

Hva har man gjort: 
*Opplæring på kontrakt (del 1) sist mandag. 
*Workshop gjennomført i dag. 
*Det planlegges hvordan innholdet/detaljnivå 
i de ulike opplæringssesjonene skal være. 
*Diverse test og kvalitetssikring av oppsett + MDM 

Hvordan har det gått:
Det har gått greit. Noen mindre utfordringer ifbm test av MDM. 

Ev. Utfordringer:
Ingen spesielle p.t.  

Neste uke? 
*Opplæring på administrasjon og kontrakt (del 2). 
*Fortsette test og kvalitetssikring av oppsett. 

Hva har man gjort: 
*Workshop i dag. 
*Alle leverandører og punchouts er på plass. 
*Gårdagens opplæring ble flyttet til neste uke, pga sykdom hos kunden. Alle datoer og tidspunkt for opplæring er avtalt. 
*Det er på tur en MDM med org.struktur og noen testbrukere/roller. Dette forventes å være på plass i løpet av en dag eller to denne uken. 

Hvordan har det gått: 
Det har gått fint uten større utfordringer. 

Ev. Utfordringer: 
Ingen spesielle p.t.  

Neste uke:
*Opplæring på kontrakt del 1 (mandag). 
*Håper at MDM er på plass slik at man kan starte med verifisering og kvalitetssikring av 
oppsett, da spesielt arbeidsflyt. 

Hva har man gjort: 
Workshop i dag, der det ble diskutert: 
*Arbeidsflyt 
*Status leverandører og oppsett punchout 
*Brukere til verifisering 
*Noe rundt opplæring 
 

Hvordan har det gått:  

Det har gått greit siste uke. Datoer for opplæring er kommet, men det kan komme noen endringer. 
 
Ev. Utfordringer: 
-Noen potensielle utfordringer knyttet til arbeidsflyt, da for de ordrer som skal unngås godkjenning i eHandel og behandles manuelt i Økonomisystemet. 
 
Neste uke:
*Forberede opplæring 
*Legge til rette for verifisering 
*Intern kvalitetssikring av oppsett 

Hva har man gjort:
Workshop gjennomført i dag.
Det har vært jobbet intenst med å få på plass leverandører og få testet oppsett. Dette er nå ferdig.

Datoer for opplæring er kommet.
Plan for verifisering er overatt av kundens testansvarlig.
 

Hvordan har det gått:
Vi har fått fortgang på oppgavene over. Dette er positivt.

Ev. Utfordringer:
Ingen spesielle p.t.
 

Neste uke:
Forberede opplæring.
Gjennomføre noe mer (intern) verifisering av oppsett og arbeidsflyt.

Hva har man gjort: 
Workshop i dag. Det er fokus på å ferdigstille 
leverandørregistrering og komme videre med å etablere kontrakter. Dette pågår. 
Det ble purret på å få på plass opplæringsdatoer, dette kommer. 
 

Hvordan har det gått: 
Det har gått noe tregt med leverandørregistrering. Dette skyldes flere forhold, men vi tror nå at dette er på et bedre spor. 
 

Ev. Utfordringer:   

Komme i mål med saken over. 
 
Neste uke:

Forsøke å ferdigstille alle leverandører, samt lande datoer for opplæring. 

Møte med kundens testansvarlig i morgen, der planen for verifisering av eHandel skal gjennomgås. 

Hva har man gjort: 

Gjennomført workshop i dag. Det jobbes fortsatt med registrering av leverandører. Plan for test/verifisering er snart klar for kunden. Dette skal først gjennom kundens testansvarlig, som da tar det videre. 

Hvordan har det gått:  

Det har gått noe tregt med registrering av leverandører. Noe av dette skyldes noe treghet hos Acentio support. Dette blir tatt tak i og forhåpentligvis er dette snart i mål. 

Ev. Utfordringer: 

Treghet rundt registrering av leverandører, men det er viktig å presisere at dette ikke er tidskritisk for prosjektet. 

Neste uke:

Fortsette med leverandører. 

Planlegge for verifisering med kundens testansvarlig. 

Håp om å kunne lande konkrete datoer for MDM og andre 

integrasjoner. 

Hva har man gjort: 

*Workshop i dag. 

Det jobbes med registrering av leverandører. De fleste er på plass - noen mangler. Følges opp.

 
*Kunden har gitt aksept på arbeidsflyt og prokura. 

*Hatt internt møte vedr. verifisering, initiell plan er "godkjent". Vi tar det videre med kundens testansvarlig etterhvert.

Hvordan har det gått: 

Det har gått fint så langt. 

Ev. Utfordringer: 

Ingen spesielle utfordringer p.t. 

Neste uke?  

*Forsøke å få på plass alle leverandørregistreringer. 

*Gjennomgå oppsett i kontrakter i neste Workshop. 

*Planlegge verifisering med kundens testansvarlig. 

Hva har man gjort: 

Ny workshop gjennomført i dag. Kunden jobber fortsatt 

med leverandørregistreringer og oppretting av avtaler. 

Datoer for opplæring er under avklaring. 

Testing ble så vidt diskutert. 

Hvordan har det gått: 

Det går generelt fint så langt. 

 
Det ble spurt om i forrige PL møte med oss leverandører 

om det er mulig å levere lenke til SSO som VFTM skal 

bruke for tilgang til eHandel. Dette får jeg beskjed om at 

ikke er klart før etter uke 41 (skal visstnok på plass i uke 41 sprint). 

Ev. Utfordringer: 

Ingen spesielle p.t. 

Neste uke:  

Kunden fortsetter å jobbe med 

leverandørregistreringer og oppretting av avtaler. 

Hva har man gjort:. 

Vi har hatt workshop i dag. 

Kundene er i gang med å få leverandører registrert. 

Telemark FK har sendt ut info til alle leverandører, og ca. halvparten har sendt inn registrering. 

Vestfold FK har ikke sendt ut info til leverandører ennå, men skal gjøre det i løpet av kort tid. 

Acentio hjelper begge med å holde oversikten over hvilke leverandører som har gjort det de skal. 

Begge kundene fortsetter dette arbeidet fremover.  

Det er diskutert at vi må fastsette datoer for opplæring, slik at kunden får dette med i sine opplæringsplaner. Det vil snart settes en deadline der kunden og Acentio beslutter datoer for de ulike opplærings seansene. 

Det er laget en oppgave (deadline) der kundene må godkjenne workflow og prokura (4/10). 

Neste uke?   

Det fortsettes med å følge opp leverandører, samt etterhvert starte med å etablere avtaler. 

Acentio gjør noe testing på løsningen, men man er avhengig av MDM før den virkelige testingen kan starte. 

Hva har man gjort: 

Ny workshop gjennomført i dag. 

Den siste tiden har det vært drøftinger knyttet til ordreintegrasjoner og arbeidsflyt. 

Det er også drøftet (og muligens landet) et basis oppsett for arbeidsflyt og prokura. VFTM vil få en frist for å beslutte dette oppsettet. 

Hvordan har det gått: 

Kunden er i gang med å kontakte leverandører for registrering i eHandel, samt starte med å sette opp kontrakter. Registrering av leverandører følges også jevnlig opp av support. 

Ev. Utfordringer: 

VFTM mener det kan bli utfordringer med de leverandører som de i dag kan spesifisere/differensiere leveranser/bestillinger fra ulike lager-lokasjoner. Saken blir muligens løftet opp i prosjektet for videre drøfting. 

Neste uke? 
Workshop neste onsdag. 

Følge opp og hjelpe VFTM med leverandørregistrering. 

Hva har man gjort:

Vi har avholdt ukentlig statusmøte.

Etter møtet mellom Xledger og Acentio om gruppebegrep, har Acentio et klart billde av hva som kreves. Derfor besluttet vi å fortsette med oppsetning av løsning og integrasjoner. Tilpasninger i forhold til understøttelse av gruppebegrep lages etterpå.

I forhold til den nåværende ehandelsløsningen håndteres opprettelse av leverandører og punch-out på en annen måte. For å sikre løpende oppfølging på fremdrift i forhold til leverandøraktivering, er det besluttet at status på leverandører behandles på de ukentlige statusmøtene.

Ev. Utfordringer:

Det ble identifisert en mulig utfordring med leverandører som mottar ordrer på forskjellige måter – via EHF til sentrallager og via mail til lokal leverandør. Prinsippet i Ehandel er 1 leverandør - 1 ordreintegrasjon. Acentio undersøker om det finnes måter å løse dette på.

Neste uke: Fortsette arbeidet med etablering av løsning hos Acentio og leverandøraktivering og oprettelse av kontrakter hos VFT.

Hva har man gjort: Avholdt statusmøte med VTFK

Har hatt første avklaringsmøte mellom Acentio (Mercell) og Xledger for å avklare krav til understøttelse av "gruppebegrep." Acentio har internt møte neste uke og kommer deretter tilbake til Xledger.

Hvordan har det gått: I forhold til understøttelse av gruppebegrep er den umiddelbare vurderingen fra Acentio at dette bør kunne la seg gjøre uten store utfordringer.

Det ble positivt mottatt på statusmøtet med VTFK at det er mulighet for å lage unntak for godkendelse/anvisning i Mercell, og at anvisning i stedet lages i Xledger når fakturaen er overført til ERP.

Acentio og Xledger skal avklare nøyaktig hvordan oppsettet skal være for å understøtte ønskede løsning.

Ev. Utfordringer: Det ble identifisert en mulig utfordring med leverandører som mottar ordrer på forskellige måter – via EHF til sentrallager og via mail til lokal leverandør. Nøyaktig behov skal avklares og løsning skal finnes. Det kommer an på behovet, for det er forskjellige måter å løse dette på i Mercell.

Neste uke? Gruppebegreb

Diskutert temaet fakturaflyt og arbeidsflyt samt mulige løsninger mellom Xledger og Mercell. Planlagt møte mellom Xledger og Mercell for å diskutere understøttelse av gruppebegrepet.  

Hvordan har det gått? 

Det ser ut til at det er løsninger på å løse problemstillingen. Mercell understøtter muligheten for å gi uvalgte brukere prokura på et visst beløp, til å kunne handle på bestemt ansvar uten at ordren skal godkjennes av Anviser før den sendes, og fortsatt vil kunne bokføres i Xledger uten etterfølgende godkjenning.   

Evt. Utfordringer? 

Man kan muligens se noen mulige utfordringer knyttet til håndtering av arbeidsflyt, diskusjoner rundt prokura (eller ikke) og fakturaflyt. 

Hva har man gjort?
Workshop gjennomført i dag tidlig:

*Diskutert prosesser rundt registrering av leverandører og avtaler. Dette er noe kunden kan gå i gang med "jo før jo heller", da man ikke er avhengig av andre deler av prosjektet for å få dette på plass.

*Også luftet temaet fakturaflyt og arbeidsflyt. Dette er et tema som nok må bringes opp i prosjektet for avklaringer.

Hvordan har det gått?
Det har gått fint, dialogen er god og man har kontroll.

Evt. Utfordringer?

Man kan muligens se noen potensielle utfrdringer knyttet til håndtering av arbeidsflyt, diskusjoner rundt prokura (eller ikke) og fakturaflyt.

Status: Status er stort sett som i forrige møte pga ferie. Det er avtalt oppstart av ukentlige møter med kunden fra neste onsdag.  
Vi venter på klarsignal for å kunne hente data over til Merlcell p2p. 

Risiko: Som nevnt før ferien, vil nåværende integrasjon kunne lage utfordringer med dimensjonskontrollen, da ehandel ikke kan motta gruppebegreper fra økonomi. Men, iflg informasjon som er kommet nylig skal dette nå sannsynligvis utvikles og gjøres tilgjengelig før løsningen tas i bruk. Det er ikke tatt en endelig beslutning enda. Mer info kommer.

 
Ønske om en felles gjennomgang om roller. Det er planlagt mot slutten av måneden, samt intern runde 13.08.2024

Alle grunnleggende avklaringer er på plass og det jobbes mot å få SSO på plass.  

Kundene deltar aktivt i prosessen, og vi har god fremdrift.  

Kundene vil oppleve utfordringer med dimensjonskontrollen, da ehandel ikke kan motta gruppebegreper fra økonomi.  

Har hatt siste stand-up møte før ferien. Det ble avtalt oppstart fra august. 

• Avklaring av grunnsetup er på plass for roller til HR, arbeidsflyt, forbruksgrenser samt initiel introduktion til Mercell P2P. Kunden har motatt standardokumentasjon for platformen, samt maler for 
  registrering av leverandører 

• Kunden arbeider relativt fokusert, men trenger små påminnelser for aksept av oppgaver med mer. Avklaringer rundt navngivning i arbeidsflyt er under avklaring. 

Det pågår avklaringer for dimensjoner og dimensjonskontroll mot Xledger Økonomi, samt oppsettning av standardroller i HR-portalen til SDWorx. 

• Kunden vil ikke kunne få alle dimensionsrelationer (dimensjonskontroll) med over fra Xledger til Mercell P2P, noe de også har vært informert om siden prosjektets begynnelse. Her skal det avklares hvilke som er mulig å understøtte. 

• Siste stand-up før sommerferien samt endelig avklaring av arbeidsflyt samt dimensjonsrelationer, dimensjoner.

• I den sidset uge har fokus været på at forberede først workshop og få afklaret de grundlæggende opsætninger med kunden. 

• Kunden har afklaret og accepteret godkendelesflyt for ordre, forbruksgrenser og rolle-opsætning I  HR-portalen. Det betyder at alle grunlæggende opsætninger er på plads.  

Der er mange områder som kræver afklaringer og hvor der må sikres en samlet forståelse for termer, funktionalitet og intergration med andre platformen. Kunden har dog været god til at pointere når de har været usikker hvilket har sikret hurtig afklaring. 
 

• Vi ser én potentiel udfordringer i leverancen af dimensionsværdier og ikke grupper for diemnsionskontrollen hvilket er under afklaring med Xledger. 

• Nesteuke kommer til at fokusere på opsamling efter workshoppen som med sikkerhed vil generere en lang række spørgsmål. Hertil at få endelig accept via Tems-opgaverne fra kunden på forrige uges beslutninger. Projektplanen skal færdigstilles I Teams så kunden har et komplet overblik over alle opgaver – hvilket først er muligt efter første workshop. 

• Hva har man gjort 
  • Siden sidste uge er der blevet fastlagt hvordan det funktionelle setup skal designes og dermed også hvilke roller som skal bygges I HR-Portalen.  
  • Godkendelsesflytet for ordre er hertil også blevet verificeret og godkendet I tillæg til hvorvidt der for standard anviser skulle være en forbrugsgrænse for anvisning af ordre. 
• Hvordan har det gått 
  • Kunden har nu taget de grundlæggen beslutninger og systemets setup og har gjort klart til første workshop d. 11-12 juni. Der skal dog stadig sikres en bedre forsteålse for det tekniske I Mercell P2P samt hvordan samspillet er med f.eks. økonomisystemet. 
• Ev. Utfordringer 
  • Der er muligvis udfordringer med dimensionkontrollen og antal dimensioner hvilket der har været afholdt møde med Xledger omkring. Der er en fin tidshorisont til at løse denne opgave så det ses ikke som problematisk da der blot skal udstilles data korrekt til Mercell. 
• Neste uke? 
  • Næste uge vil have fokus på workshop d. 11+12 juni. Her vil kunden få en solid introduktion til Mercell P2P, samspillet til de andre systemer i pakken samt arkitektur, dokumentflyt muligheder og begrænsninger. Hovedfokus for workshoppen vil blive henholdsvis administration af platformen samt kontraktstyrring – da disse to emner er grundlaget for at drive og operere platformen samt udvikle organisationens brug af e-handel, kontraktstyrring, fakturabehandling, dokumentation og analyser. 

• Gjennomgang av gruppebeskrivelser som forberedelse til workshop.  
  • Det er komplets stof at sikre en helhedslig forståelse af gruppefrunktionalitet og samspillet imellem flere grupper. Derfor bruges der en del tid på dette I vores standup's. Den størst udforing fremstår som værende tildeling af disse roller/grupper til brugerne og hvordan det skal foregå.  
• Gennengang af arbejdsflyt gennemført, fremsendes til kunden som skal accepterer.  
  • Det er afklaret at arbejdsflytet I både Vestfold og Telemark fylkeskommune kræver at en klassisk "bestiller" både kan rekvirere og attestere en ordre, men ikke må anvise ordren selv. Derfor indføres der en todeling af ordre- og godkendelsesflytet hvor en bestiller og en anviser-rolle bliver standard baseret på rekvirent+attestant og anviser grupperne respektivt.  
• Afklaring af beløbsgrænser for anvisning gennemført, fremsendes til kunden som skal accepterer.  
  • Beløbsgrænsen er som standard 50.000 NOK I Mercell for en anviser. Er ordren over 50.000 NOK vil den gå til en sekundær anviser. Det afventer endelig accept af kunden at dette er den endelige konfiguration – men det kan tilpasses af kunden selv om det ønskes direkte I Mercell.  
• Deadling for rolle-funktionalitet, skal afklares med Xledger?  
  • Der er behov for at vide, hvornår rolle/gruppe styringen skal være på plads I fagsystemet hvor tilgangen styres og hvem som er kontakt her.  
• Sikring af kontraktdata og leverandører.  
  • Kunden er I færd med at sikre et komplet overblik over avtaler og leverandørforpligtigelser som forberedelse til workshop d. 11-12 juni.  
• Smugkig ind I platformen, videogennemgang for mindre handlinger.  
  • For at give kunden en bedre forståelse af bestillngsprocessen fremsendes en kort video som eksempel før workshop.  

Næste uge  

• Information om rolle-tildeling I fagsystem  
• Afklaring for mødedeltagere på workshop  
• Accept af beløbsgrænse og godkendelsesflyt  
• Fremsendelse af samlet systembeskrivelse samt flytdiagrammer for ordre og faktura-flyt